Nieobecności i akceptacje¶
Sekcja HR i nieobecności pozwala skonfigurować proces zarządzania nieobecnościami: od zdefiniowania typów, przez przyznawanie limitów, aż po określenie, kto i w jakiej kolejności zatwierdza wnioski pracowników. Zawiera również organizacyjną listę zastępstw.
Rodzaje nieobecności¶
Ścieżka: Panel Administratora → HR i nieobecności → Rodzaje nieobecności
Tutaj definiujesz słownik typów nieobecności dostępnych dla pracowników.
Każdy rodzaj nieobecności ma następujące pola:
| Pole | Opis |
|---|---|
| Nazwa | Wyświetlana nazwa, np. Zwolnienie lekarskie, Urlop |
| Kod | Krótki identyfikator (np. ZL, URLOP); nie można go zmienić po utworzeniu |
| Opis | Opcjonalny opis |
| Kolor | Kolor wyróżniający typ na kalendarzu i listach |
| Nieobecność płatna | Przełącznik określający, czy nieobecność jest płatna czy bezpłatna |
| Powód wymagany | Przełącznik określający, czy pracownik musi wpisać powód przy składaniu wniosku tego typu |
Aby dodać nowy rodzaj, wybierz Dodaj rodzaj nieobecności. Istniejące wpisy możesz edytować lub usuwać z menu akcji w tabeli. Lista domyślnie pokazuje tylko aktywne typy; zaznacz Pokaż nieaktywne, by wyświetlić wszystkie.
Kod jest stały
Kod rodzaju nieobecności nie może być zmieniony po zapisaniu. Wybierz go starannie — używany jest wewnętrznie i w raportach.
Kiedy wymagać powodu
Włącz Powód wymagany dla typów, przy których HR lub przełożony musi znać uzasadnienie, np. zwolnienie lekarskie, nieobecność okolicznościowa albo praca zdalna. Dla standardowego urlopu wypoczynkowego pole może pozostać opcjonalne, jeśli tak działa proces w organizacji.
Limity pracowników¶
Ścieżka: Panel Administratora → HR i nieobecności → Limity pracowników
Tutaj przyznaje się roczne limity nieobecności (w dniach lub godzinach) dla poszczególnych pracowników i typów nieobecności.
Tabela pokazuje dla każdego wpisu:
| Kolumna | Znaczenie |
|---|---|
| Pracownik | Imię i nazwisko pracownika |
| Rodzaj nieobecności | Typ, którego dotyczy limit |
| Rok | Rok, dla którego obowiązuje limit |
| Łączne dni | Przyznany limit w dniach |
| Wykorzystane dni | Zużyta część limitu w dniach |
| Pozostałe dni | Saldo w dniach |
| Łączne godziny | Przyznany limit w godzinach |
| Wykorzystane godziny | Zużyta część limitu w godzinach |
| Pozostałe godziny | Saldo w godzinach |
| Ostatnia modyfikacja | Data ostatniej zmiany limitu |
Dodawanie i edycja limitu¶
Wybierz Ustaw limit, by otworzyć formularz. Wypełnij:
- Pracownik — wybierz z listy.
- Rodzaj nieobecności — wybierz typ.
- Rok — rok, dla którego obowiązuje limit.
- Tryb wprowadzania — wpisz wartość w dniach lub godzinach.
Limit dla całego działu¶
Wybierz Ustaw dla działu, by jednorazowo zastosować ten sam limit do wszystkich aktywnych pracowników wybranego działu. Operacja aktualizuje limity wszystkich pracowników działu na raz.
Kopiowanie limitów na kolejny rok¶
Wybierz Kopiuj rok, by skopiować wszystkie limity z jednego roku do drugiego. W kreatorze:
- Wskaż Rok źródłowy i Rok docelowy.
- Wybierz Rozwiązanie konfliktów: Pomiń istniejące lub Nadpisz istniejące.
- Uruchom kopiowanie przyciskiem Rozpocznij kopiowanie.
Coroczna rutyna
Kopiowanie limitów przed nowym rokiem to szybszy sposób niż ustawianie ich ręcznie dla każdego pracownika.
Wszystkie wnioski¶
Ścieżka: Panel Administratora → HR i nieobecności → Wszystkie wnioski
Widok ten wyświetla pełną listę wniosków akceptacji z całej organizacji — zarówno oczekujących, zatwierdzonych, jak i odrzuconych.
Dostępne kolumny¶
| Kolumna | Opis |
|---|---|
| Typ | Typ wniosku, np. Wniosek urlopowy |
| Wnioskujący | Osoba, która złożyła wniosek |
| Pracownik | Pracownik, którego dotyczy wniosek |
| Status | Bieżący status wniosku |
| Krok | Numer bieżącego kroku akceptacji |
| Data złożenia | Data i godzina złożenia wniosku |
Statusy wniosków¶
| Status | Znaczenie |
|---|---|
| Oczekujący | Wniosek czeka na zatwierdzenie przez akceptanta |
| Zatwierdzony | Wniosek przeszedł wszystkie kroki akceptacji |
| Odrzucony | Wniosek został odrzucony przez akceptanta |
| Anulowany | Wniosek został anulowany |
| Oczekuje na anulowanie | Zatwierdzona nieobecność czeka na decyzję w sprawie prośby o anulowanie |
| Oczekuje na korektę danych | Wstrzymany do poprawienia danych przez administratora |
Filtrowanie i wyszukiwanie¶
Użyj pola wyszukiwania, by znaleźć wnioski po nazwisku lub adresie e-mail wnioskującego. Dostępne filtry: Typ i Status.
Anulowanie administracyjne¶
Administratorzy z odpowiednim uprawnieniem mogą anulować oczekujący wniosek albo zatwierdzoną nieobecność bez uruchamiania prośby pracownika. Przed potwierdzeniem sprawdź osobę, okres i wpływ na wykorzystane saldo. Operacja zostaje zapisana w historii.
Zatwierdzanie wniosków przez menedżerów
Zatwierdzanie i odrzucanie wniosków odbywa się w Portalu Pracowniczym na stronach Akceptacja wniosków i Akceptacja godzin. Widok Wszystkie wnioski służy do monitorowania i zarządzania administracyjnego.
Zastępstwa¶
Ścieżka: Panel Administratora → HR i nieobecności → Zastępstwa
Widok pokazuje zastępstwa w całej organizacji. Możesz filtrować aktywne wpisy oraz — przy odpowiednim uprawnieniu — utworzyć, edytować albo anulować zastępstwo w imieniu użytkownika. Wskaż osobę zastępowaną, zastępcę i okres obowiązywania. System odrzuca sprzeczne lub nakładające się przypisania.
Zastępstwo przekazuje obsługę właściwych kroków akceptacyjnych w danym okresie; nie kopiuje wszystkich ról ani całego dostępu zastępowanej osoby.
Ścieżki akceptacji¶
Ścieżka: Panel Administratora → HR i nieobecności → Ścieżki akceptacji
Tutaj definiujesz, kto i w jakiej kolejności zatwierdza wnioski. Możesz skonfigurować oddzielne ścieżki dla różnych typów nieobecności.
Jak działają ścieżki¶
Ścieżka akceptacji składa się z kroków (maks. 4). Każdy krok zawiera regułę, na podstawie której system wyznacza jedną osobę albo pulę kandydatów. Jeżeli w kroku jest kilka osób, wystarczy decyzja jednej z nich. Wniosek przechodzi kolejno przez wszystkie kroki — dopiero zaliczenie ostatniego oznacza zatwierdzenie.
Dla wniosków o nieobecność możesz zdefiniować osobną ścieżkę per typ nieobecności (np. inny przebieg dla zwolnienia lekarskiego i urlopu wypoczynkowego) lub jedną ścieżkę wspólną dla wszystkich typów.
Typy akceptantów¶
Dla każdego kroku wybierz, kto pełni rolę akceptanta:
| Typ | Opis |
|---|---|
| Rola | Jedna z ról dostępnych na liście, np. Bezpośredni przełożony, Manager działu, Manager HR lub Administrator klienta |
| Konkretny pracownik | Wskazany imiennie pracownik |
| Stanowisko | Pierwsza aktywna osoba na wskazanym stanowisku, według stałej kolejności systemowej |
| Manager działu | Manager wskazanego działu |
| Wyznaczony zatwierdzający | Osoba przypisana pracownikowi dla danego typu wniosku; przy braku przypisania system korzysta z ustawienia zespołu |
| Zwierzchnicy zespołu | Pula nadzorców zespołu; zależnie od konfiguracji może uwzględniać zastępców i menedżera domeny |
Podgląd ścieżki pokazuje wszystkie osoby wyznaczone do kroku oraz źródło ich przypisania. Przy puli kandydatów pojawia się informacja, że wystarczy jedna akceptacja. Kolejny krok uruchamia się dopiero po zakończeniu bieżącego.
Wyznaczony zatwierdzający pracownika¶
Indywidualne przypisanie ustawisz w: Panel Administratora → Organizacja → Pracownicy → Edytuj → Zatwierdzający. Dla każdego obsługiwanego typu wniosku możesz wskazać osobę, która zastąpi ustawienie zespołu. Pozostawienie pola pustego zachowuje domyślny przebieg.
Polityka brakującego akceptanta¶
Gdy system nie może znaleźć wskazanego akceptanta (np. brak przełożonego w danych pracownika), ścieżka stosuje wybraną politykę:
| Polityka | Zachowanie |
|---|---|
| Eskalacja do fallbacku | Eskalacja do Managera HR, następnie do domyślnego akceptanta; blokada przy braku obu |
| Blokuj zgłoszenie | Wniosek zostaje zablokowany błędem — najbezpieczniejsza opcja |
| Pomiń krok (z audytem) | Krok jest pomijany i logowany; proces kontynuuje |
| Przekaż do właściciela procesu | Krok trafia do wskazanego właściciela procesu |
| Wstrzymaj do korekty danych | Wniosek czeka aż administrator poprawi brakujące dane |
Polityka autoakceptacji¶
Ustawienie określa zachowanie, gdy osoba składająca wniosek sama znajduje się w kroku:
| Polityka | Zachowanie |
|---|---|
| Zatwierdź automatycznie | System zalicza krok bez dodatkowej decyzji |
| Zablokuj i przekaż do zapasowej ścieżki | System usuwa wnioskodawcę z puli i korzysta z pozostałych kandydatów albo z konfiguracji awaryjnej |
W przypadku puli Zwierzchnicy zespołu pozostali kandydaci nadal mogą zakończyć krok. Konfiguracja awaryjna jest używana dopiero wtedy, gdy po wykluczeniu wnioskodawcy nie pozostaje żadna dostępna osoba.
Dodawanie i edycja ścieżki¶
- Wybierz Typ wniosku — np. Wniosek o nieobecność.
- Jeśli dla danego typu dostępny jest dyskryminator (np. typ nieobecności), wybierz konkretną wartość lub pozostaw ścieżkę domyślną.
- Dodaj kroki przyciskiem Dodaj krok — wybierz typ reguły i, jeżeli jest wymagany, jej wartość, np. pracownika, stanowisko albo dział.
- Wybierz politykę brakującego akceptanta oraz politykę autoakceptacji.
- Opcjonalnie wskaż Domyślny akceptant jako ostateczny fallback.
- Zapisz przyciskiem Zapisz.
Duplikaty w krokach
Dwa kroki tej samej ścieżki nie mogą mieć takiego samego typu i wskazania — system zgłosi błąd walidacji.